U heeft volgende leerrijke praktijk gekozen:
Kennisbeheer voor iedereen toegankelijk

	Regio :	Vlaanderen
	Contact :	Arnold Parmentier
	Bron :	Duurzaam Personeelsbeleid

Het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) van de Vlaamse Overheid telt 1640 personeelsleden. AWV staat in voor de aanleg, het onderhoud en het optimaliseren van die infrastructuur van 5000 km gewestwegen en 900 km autosnelwegen. Bereikbaarheid, verkeersveiligheid en verkeersleefbaarheid staan daarbij steeds centraal. Aanleiding:

• De massale uitstroom, te wijten aan de vergrijzing, zorgt voor een verlies aan kennis.
• Toenemende complexiteit van de regelgeving (milieuwetgeving, ruimtelijke ordening,…)
• De informatiebronnen zijn niet op een gestructureerde manier terug te vinden voor nieuwe (en ook oudere) personeelsleden.

Doelstelling:

• “Alle” (nodige) informatie gestructureerd bundelen en door leggen van relaties onderling aan elkaar koppelen.
• Alles slechts op 1 plaats bewaren (het leggen van relaties laat toe hetzelfde object op verschillende plaatsen te koppelen) .

1. Omgevingsanalyse:
   • Nood aan informatie over WIE (personen, organisatie eenheden, functies, rollen, werkgroepen, …) WAAROM (wet- en regelgeving, kennisclusters, documentatie, informatie en documentatie, werkinstructies, modellen en sjablonen, …) WAT (processen, …) WAAR (locatie, …) WANNEER (…)
   • Informatie is meestal wel ergens te vinden voor wie het weet. Veel zaken worden opnieuw bestudeerd en opnieuw uitgewerkt doordat men geen weet heeft van het verleden.
   • De meest recente rondzendbrieven zijn verspreid aanwezig op het “INTRA net”
   • De nog eventueel bruikbare omzendbrieven van vóór 1989 zijn gerangschikt op datum aanwezig op 1 plaats
   • Beschikbaar stellen op een gestructureerde manier van alle rondzendbrieven, aan alle personeelsleden, werd prioritair behandeld.
2. Acties / maatregelen:
   • Vaststellen van een boomstructuur (met kennisclusters) voor het koppelen van onze kennis
   • Aanstellen van eigenaars (verantwoordelijken) per kenniscluster
   • Opmaken relationele databank die via een webtoepassing toegankelijk is voor alle personeelsleden (toepassing kennisbeheer)
   • Opsporen digitale versies van rondzendbrieven
   • Inscannen oude rondzendbrieven (+/- 1900stuks)
   • Toewijzen van alle beschikbare rondzendbrieven aan de kennisclusters
   • Uittekenen processtructuur en leggen van de relaties tussen WIE, WAAROM, WAT, WAAR en WANNEER
   • Constante opdracht verder aanvullen en verbeteren van de toepassing
3. Verankering in entiteit:
   • Toepassing kennisbeheer
   • De afdelingshoofden van de ondersteunende afdelingen (kennis generatie en kennis verspreiding) hebben de verantwoordelijkheid van de kennisdomeinen onderverdeeld in gebieden en verder onderverdeeld in kennisclusters
   • Werkgroepen die een kennisdomeinen (of een kennisgebied) onder hun verantwoordelijkheid hebben. (bespreken wijzigingen reglementering, zoeken naar oplossingen voor problemen, formuleren voorstellen,opvolgen volledigheid aanwezige kennis,…)
   • Per kenniscluster is een beheerder aangesteld die in princiep behoort tot de werkgroep

De toepassing kennisbeheer is een centrale toegangspoort tot alle mogelijke (nuttige) informatie en tezelfdertijd een centrale kapstok waaraan alles op een gestructureerde wijze kan opgehangen.

Leerpunten/aandachtspunten:

• Er is een grote nood om informatie gestructureerd terug te vinden.
• De verantwoordelijkheid van de beheerders van de kennisclusters is zeer belangrijk.
• Het beschikbaar stellen van informatie (bv. over “P en O”) moet beperkt blijven tot de werking van de eigen organisatie. Informatie buiten de eigen organisatie is terug te vinden op via zoekmachines (bv. Google,…). Het kan de bedoeling NIET zijn om Google te ontdubbelen…

Meer info

Agentschap Wegen en Verkeer